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美国公司请注意:美国司法部发布新版合规《公司合规程序评价》指南

发表时间:2019-05-29 10:55

     2019年4月30日,美国司法部刑事处发布了更新版的《公司合规程序评估》指南“更新指南”。其中,有哪些问题值得美国公司注意?

案件背景

     美国普衡律师事务所(Paul Hastings LLP)律师、司法部《反海外腐败法》(Foreign Corrupt Practices Act)部门前副主管Nathaniel Edmonds称,对于公司的合规管理人士及首席法律顾问办公室来说,这份新指南进一步明确了司法部首要考虑的问题,可能有助于他们在公司内部寻求预算及落实优先考虑事项。


       这些指南虽然不是正式的规范,但提供了有关检方可能向被指控存在不当行为的公司问哪些问题的一些信息。例如,这份补充指导检察人员评估一家公司是否向礼品或招待等低风险交易投入了过多的关注,而对像高风险国家的第三方合约这样的大额支付审查不足。


       这份补充还指导检察人员评估薪酬激励以及一家公司是否对第三方关系进行监督,例如审查供应商的审计权等。


     《更新指南》所探讨的公司合规程序是美国法律项下的要求,原则上也主要针对美国公司。


      但经济全球化的背景以及美国法律长期的域外管辖实践,使得许多非美国注册的跨国企业(包括中国企业)在全球经营活动中都会面临适用美国法律的情形。


     因此,中国企业在全球化的进程中面临的来自美国执法与诉讼的风险日益增加,而近期中美贸易摩擦的升级则会进一步加剧这一风险。


       有鉴于此,越来越多的中国企业已经意识到了构建公司合规体系的重要性。


主要变化


      与2017年的旧版指南相比,《更新指南》在以下两个方面进行了着重的强调:


1、公司的合规程序不应该是一成不变的,而是应该结合其自身的合规经验与教训,根据公司经营状况的发展来不断更新,使得公司可以有效应对时时发展的外部环境。


2、公司应该重视合规工作中获得的相关数据,通过这些数据来评估并加强其合规程序与内控体系,并通过该等数据的运用来有效追踪违法违规行为从而使得内部调查得以快速启动。


司法手册所指出检察官应提出以下三个“基本问题”:


1、“公司的合规程序是否设计良好?”

2、“这个程序是否得到了认真、真诚的执行?”换句话说,该程序是否得到有效实施?

3、在实践中“公司的合规程序是否有效”?


主要内容


三个基础问题将协助检察官判断一个合规程序是否有效:


1、公司的合规程序是否设计良好?


     “评估任何程序的关键因素是,该程序的设计是否足够有效,以最大限度地预防和发现员工的不当行为,以及公司管理层是否在执行该程序,或在暗中鼓励或迫使员工从事不当行为。”


      因此,检察官应该检查“合规程序的全面性”,以确保公司不仅明确表明了对不当行为的零容忍,而且制定了适当的政策和程序(从作业的责任,培训到系统的激励机制和纪律)来确保合规程序完全融入公司的业务和员工。


  • 风险评估:公司合规程序应当包含公司识别、评价和定义风险特征的方式,以及在何种程度上汇总公司的资源来应对这些风险。


  • 政策和程序:公司应当制备一套既可以弘扬企业道德文化,又可以降低企业风险的公司政策。


  • 培训与沟通:合规程序应当包括向所有的董事、经理、员工(必要时包括代理商和业务伙伴)提供相关培训并颁发培训证书。


  • 匿名举报体系和调查程序:公司应当建立员工匿名举报的可靠机制以及合理的投诉处理机制。


  • 第三方管理:在第三方关系方面,应适用基于风险类别的尽职调查手段。


  • 兼并与收购:对于兼并与收购的目标,公司也应当开展充分的尽职调查。


2、这个程序是否得到有效实施?


       如果不能严格执行和有效落实,那么即便是一个精心设计的合规程序在实践中也可能是不成功的。检察官被要求去调查,合规程序究竟是“纸上工程”还是“以有效的方式进行了酌情实施、审查和修订”。


      除此以外,检察官应当判断“公司是否有充足的员工来对合规工作的结果进行审计、记录、分析和运用”。


      检察官应当判断“公司的员工是否充分了解合规程序并确信公司程序作出的承诺”。


  • 中、高管理层承诺:合规程序的有效性要求公司高级管理层(董事会及高管人员)从公司顶层设定合规的基调,并且应明确阐明公司的道德标准。


  • 自主性与资源:合规程序有效实施还取决于公司合规部门人员是否具有足够的权威来发现和防止不当行为的发生,以及公司在合规岗位是否配备了足够的人力和资源。


  • 激励与处分措施:公司应当实施明确的违法违规处罚措施,并且保证该处罚措施在公司内部得以始终如一地执行。


3、在实践中公司的合规程序是否有效?


       在评估公司在不当行为发生时,合规程序是否有效地起到作用时,检察官应考虑公司是否发现不当行为、如何发现不当行为、在调查可疑的不当行为时有哪些合适的调查资源可以运用,以及公司补救措施的性质和彻底性。


       为了确定公司的合规程序在作出起诉决定或决议时是否有效,检察官应考虑该程序是否随着时间的推移而演变,以应对现有和不断变化的合规风险。检察官还应考虑,该公司是否进行了充分和实际的根源性的原因分析,以了解是什么导致了不当行为,以及为防止今后发生类似事件而需要采取的补救措施的程度。


具体考量的因素包括以下三个方面:


  • 持续改进、定期测试与审查:有效合规程序的一个标志是其改进和发展的能力。公司应当努力评估和审查其合规程序并确保其不会过时,但具体评估和审查的频率应取决于公司的具体规模和复杂程度。


  • 调查不当行为:公司应当建立良好运作且资金充裕的调查机制,以便及时彻底地对公司内存在的违法违规行为及时展开调查。


  • 分析和改正潜在不当行为:合规程序另一项重要的指标便是公司是否对于违法违规行为产生的深层次原因进行分析,并且及时采取补救措施。


德盛国际简析


       中国企业在美国营商时,应结合自身的具体情况进行全面审查,并落到实处。对于还没有建立合规体系的企业,需要进行不断完善,并及时保存相关材料。

简介

公司名称:德盛国际企业管理(深圳)有限公司

公司地址:深圳市罗湖区南湖路2011号庆安大厦710室

联系热线: 0755-25116796/13760137876   郭经理

公司网址:www.drsion.com

公司邮箱:drsion@126.com

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